Pode parecer difícil, complicado e, até mesmo, que não vai dar certo. Mas, com os avanços tecnológicos, está cada vez mais fácil e prático iniciar ou melhorar o gerenciamento remoto de uma empresa.

Ou seja, é possível realizar o tão sonhado desejo de ter um trabalho home office para os gestores, os administradores, os colaboradores, entre outros componentes da empresa. Porém, para que esse sistema à distância funcione é preciso seguir alguns passos.

Afinal, para um sistema como esse ser funcional, é preciso de muita organização e comprometimento de toda equipe. Apenas dessa forma é possível realizar o aproveitamento de um trabalho remoto.

Para lhe ajudar a gerenciar empresa remotamente, preparamos esse post cheio de dicas que farão toda a diferença. Ficou interessado? Então, fique conosco e acompanhe a leitura!

Estabeleça horários de trabalho

É importante definir os horários de trabalho. Isso traz mais organização e produtividade para todos os envolvidos com as tarefas da empresa. Esse detalhe é importante, pois, cria-se uma rotina em que todos estão colocando a mão na massa e produzindo de forma proveitosa.

O estabelecimento de um horário comercial também faz com que a comunicação a distância entre os membros da empresa seja mais eficaz, uma vez que é possível obter uma resposta para uma dúvida em questão de pouco tempo.

Invista em tecnologia

O investimento em tecnologia é um aspecto essencial se você quer gerenciar uma equipe remota. Uma das vantagens é, por exemplo, permitir que a comunicação entre todos se torne muito mais otimizada.

Além disso, a tecnologia não ajuda apenas na comunicação, ela é responsável por mostrar o desempenho da empresa e a sua evolução nos negócios. É por meio dela que a empresa tem relatórios sobre a execução das tarefas, o andamento dos processos que devem ser realizados, qual colaborador foi o responsável por determinado trabalho, entre outras funções relacionadas aos métodos de trabalhos.

Utilize ferramentas facilitadoras

Algumas ferramentas de comunicação são bastante úteis e fazem toda a diferença na hora de gerenciar uma empresa a distância. Tirando os itens essenciais, como computadores e acesso à internet, podemos citar outros exemplos:

1. Skype

O Skype é uma ferramenta ótima para realizar videoconferências, ou seja, não há mais desculpas para não fazer reuniões semanais.

Além do recurso de vídeo, também é possível enviar mensagens escritas e compartilhar documentos. Assim, o Skype é o recurso perfeito e não pode ser desconsiderado se você deseja gerenciar uma empresa remotamente!

2. WhatsApp

O WhatsApp é muito usado hoje em dia por todos, tanto na vida privada quanto na vida profissional. Pode-se criar grupos para o funcionamento da empresa com todos os membros necessários.

Além de trocar mensagens, é possível enviar arquivos, fazer ligações e chamadas de vídeo. Com certeza, utilizando-se do WhatsApp como um recurso a mais para comunicação, está se tornará muito mais rápida e eficiente.

3. E-mail

O e-mail é um recurso menos utilizado atualmente, mas não menos importante e eficaz. Pode-se escrever mensagens mais detalhadas, anexar arquivos maiores ao e-mail e escolher para quais pessoas essa mensagem será enviada.

E ainda é fácil para manter a organização e acompanhar o histórico de um assunto, uma vez que você tem a opção de criar pastas para cada tipo de e-mail, marcar como importante, colocar como favoritos, entre outras funções estratégicas para destacar uma mensagem.

Ou seja, os e-mails ainda são importantes como recurso, uma vez que devem ser utilizados pelas funções tão úteis que exercem. Por isso, aproveite as vantagens oferecidas por essa ferramenta!

4. Google Drive

Uma excelente opção para compartilhar arquivos grandes é o Google Drive. Ele ainda oferece uma excelente forma de manter tudo organizado e funcional. Outra função interessante é a possibilidade de colocar comentários nos arquivos de forma a simplificar e tornar mais fácil a comunicação de todos por essa ferramenta.

O legal é que quem fizer parte da pasta do Google Drive ainda recebe notificações na hora que algum novo arquivo é postado ou alterado. Essas vantagens demonstram como o Google Drive é uma ótima ferramenta para organizar e compartilhar documentos da empresa.

5. Trello

Para manter a organização em dia, uma ótima dica é a utilização do Trello, que é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas. Este recurso de adapta perfeitamente às necessidades do usuário, seja para trabalhos em equipe ou individuais.

O uso é gratuito e pode ser usado tanto pelo computador quanto pelo smartphone. Com a sua utilização, evita-se informações desatualizadas, diversas trocas de e-mails e dificuldades com uso de softwares complicados. Isso tudo porque você pode observar todo o projeto em um único local.

6. Asana

Esta ferramenta é excelente para a gestão de uma empresa, especialmente quando feita de forma remota, pois oferece monitoramento de conversas, das tarefas em andamento ou já executadas, e dos projetos.

Além disso, ela funciona por meio da comunicação em nuvem, ou seja, é uma ótima forma de evitar armazenamento de inúmeras trocas de mensagens.

Marque encontros

Mesmo utilizando os mecanismos de comunicação a distância, é importante que haja encontros presenciais com uma certa frequência para alinhar as estratégias de funcionamento da empresa. Até mesmo para conversar sobre as formas de comunicação remota e fazer eventuais ajustes para melhorar o diálogo entre todos.

Além disso, o encontro presencial pode trazer mais confiança para todos os integrantes da equipe, uma vez que a sensação de união fica mais consolidada.

Os encontros por videoconferência devem acontecer com muito mais regularidade, pelo menos uma vez por semana. Isso ocorre porque gerenciar uma empresa remotamente significa manter uma comunicação direta a distância. Dessa forma, todos os envolvidos devem se sentir acolhidos por saberem que possuem uma maneira de entrar em contato com os outros departamentos a qualquer instante.

Estipule metas

É importante estabelecer metas para todos os membros da empresa. Elas devem ser atingíveis, mensuráveis e específicas. Considerando isso, fica muito melhor na hora de definir as tarefas mais importantes a serem realizadas primeiro, sendo, também, mais fácil para cumprir prazos.

Desenvolva habilidades como gestor

É fundamental que se tenha um sistema que funcione com agilidade e seja organizado. Para isso, é essencial que o gestor tenha determinadas habilidades para que o trabalho remoto, de um modo em geral, funcione adequadamente.

Por exemplo, é importante que se saiba delegar funções e tomar decisões imediatas diante de um cenário de pressão. Para ajudar com essa responsabilidade, o gestor pode nomear um colaborador responsável por uma determinada função. Dessa forma, o trabalho fica mais dividido e mais fácil de ser resolvido.

Também é essencial que se saiba cobrar os resultados estabelecidos nas metas. Afinal, para crescer, uma empresa precisa atingir as metas almejadas. Desse modo, deve-se ficar de olho nos resultados e estar atento para criar soluções em caso de um eventual problema que não ajude a alcançar a meta.

Por isso, esteja preparado para identificar problemas e solucioná-los antes que eles ocorram. Um bom gestor possui essa capacidade, e também uma equipe pronta para auxiliá-lo a resolver questões que impossibilitam a evolução dos negócios.

Viu como gerir uma empresa remotamente é uma possibilidade? Atualmente, essa forma de gestão está sendo cada vez mais utilizada. Com tantas ferramentas de comunicações úteis, o trabalho a distância fica cada vez mais fácil e eficiente. Por isso, não despreze a ideia de implementar esse sistema na sua empresa. Ou, então, siga as nossas dicas e melhore a gestão remota da sua empresa!

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